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Le dossier fantôme Votre patron pioche dans les documents et ne les range pas ensuite? Méthode de classement en secrétariat pdf 2016. Créer des «Dossiers fantômes», c'est-à-dire des feuilles blanches sur lesquelles vous noterez le sujet, le numéro du dossier et le nom de la personne qui l'a en sa possession. Rien n'est plus fatiguant, en effet, que de devoir harceler ses collègues pour savoir qui a laissé traîner le dossier sur son bureau sans le ranger. Un classement attractif Classement… le mot semble rébarbatif mais celui-ci peut être assez attractif. Etiquettes ou boîtes de couleurs, petits noms amusants ou dessins pour les dossiers que vous utilisez personnellement… Egayez votre système de classement, donnez-lui de la couleur, il n'en sera que plus agréable à utiliser au quotidien!
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: Utilité de la fiche "fantôme" Qui reclasse? : Déterminer le ou les responsables Où? Comment? : Le plan de classement informatisé Maîtriser l'archivage Qui archive? Quoi? : Durée légale de conservation des documents Quand? Où? Comment?
). Les dossiers suspendus vous permettront d'éviter d'entasser trop de papiers et de dossiers sur votre table de travail, et vous les retrouverez plus facilement. Si vous manquez de place pour une armoire, il existe aussi des caissons à tiroirs pour dossiers suspendus. Table de travail. Ne gardez sur votre bureau que les objets que vous utilisez le plus et rangez ailleurs ceux dont vous vous servez rarement. Une surface de travail dégagée est beaucoup plus agréable. Adoptez une seconde table de travail pour votre ordinateur. Ainsi vous aurez suffisamment de place pour vos dossiers et bannettes de travail sur l'espace principal. Les bureaux en « L » sont parfaits pour s'organiser de la sorte. Attribuez une place déterminée pour le travail entrant et le travail fini. Un classement manuel efficace Donnez un titre à tous vos dossiers ou classeurs. Méthode de classement en secrétariat pdf gratuit. Par exemple « documents internes », « documents externes », « courriers », « demandes clients »… Et classez vos documents par ordre chronologique.
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Comment ranger vos dossiers informatiques? Comment classer vos documents de tous les jours? Que faut-il garder à portée de main? Ce qui paraît évident à certains peut être une vraie torture pour d'autres… Quelques conseils simples mais efficaces pour s'y retrouver à coup sûr! Une bonne organisation contribue à votre efficacité et à votre professionnalisme. Finies les pertes de temps à chercher vos documents et moins de stress parce que le client en face vous observe en train de rechercher partout… Allez ouste! On range! On organise! L'espace de travail. Vous entrez et sortez facilement de votre bureau? Les sièges visiteurs sont-ils disposés au bon endroit? Les dossiers courants sont-ils facilement accessibles? Peut-être que vous pourriez déplacer quelques meubles… Mobilier de bureau. Trier, classer, archiver... mode d'emploi !. A quoi sert telle ou telle armoire? Est-ce qu'elle est correctement utilisée? Si vous avez rangé une vieille imprimante ou des ramettes de papier dans une armoire à dossiers suspendus, videz-la pour l'exploiter plus efficacement… avec des dossiers suspendus (et jetez/recyclez la vieille imprimante que vous n'utilisez plus!
Un CD prend beaucoup moins de place qu'un dossier papier. Je suis d'ailleurs en train de réfléchir à une solution de GED (Gestion Electronique de Documents)… Si je trouve mon bonheur, même les papiers de la maison y passeront! Je vous tiens au courant… Servez-vous! Tous les documents de l'entreprise – cartes de visite, brochures… – sont regroupés dans un endroit visible, d'accès aisé, pour que les visiteurs puissent se servir. Classement, organisation et archivage des dossiers - CCI Campus Centre. Et vous? Une méthode astucieuse à partager? Crédit photos: Jeremy Levine Design, TypeFiend
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Utilisez des classeurs plutôt que des pochettes (ils tiennent debout sur les étagères et presque tous les documents d'entreprise peuvent être perforés) Utilisez un classeur par thème et par année. Archivez les années précédentes. Rangez vos fournitures de bureau toujours au même endroit. Prévoyez des petites boites en carton pour servir de séparation, vous pourrez les disposer comme bon vous semble contrairement aux organisateurs de tiroirs déjà compartimentés. 1270 Cours et formations Bureautique. Pour les gros dossiers ou les catalogues plus volumineux, ou encore les rapports de plusieurs pages, préférez les dossiers suspendus. Placés dans des armoires, ils prennent peu de place et offrent tout type de rangement: par ordre chronologique, par thématique/couleur… A garder à portée de main Gardez près de vous les objets et documents que vous utilisez fréquemment: Trombones, agrafeuse, ciseaux, scotch… dans des tiroirs, formulaires et répertoire téléphonique dans votre tiroir de bureau; manuels informatiques, dictionnaire sur l'étagère en face de vous.
Le classement est donc une tâche essentielle dans l'entreprise.