Note De Frais Comptabilité
Notes de frais: définition Les notes de frais correspondent aux frais engagés par les salariés et les dirigeants d'entreprise, dans le cadre de l'activité professionnelle. L'entreprise est obligée de rembourser ces frais, lorsque les dépenses sont justifiées. Ces remboursements figurent donc logiquement au sein de la comptabilité de l'entreprise. Comment comptabiliser une note de frais Pour comptabiliser une note de frais, vous devez: Enregistrer la note de frais dans le journal des achats; Débiter les comptes de charges correspondants; Si c'est pertinent, débiter le compte de T. V. A. déductible; Créditer le compte du salarié Les comptes à utiliser pour comptabiliser une note de frais La majorité des frais professionnels sont à comptabiliser dans le compte 625. Les cadeaux vont toutefois figurer au compte 623. Le type de dépense va déterminer le compte charges à utiliser pour la comptabilité. Les voyages et déplacements Le compte 6251 permet d'enregistrer les frais de voyages et déplacements.
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L'employeur doit obligatoirement rembourser les notes de frais des salariés: leur somme ne peut pas être déduite de la rémunération du salarié. Bon à savoir Le contrat de travail du salarié ne peut pas contenir une clause prévoyant que les frais professionnels seront pris en charge par le salarié. Attention: ces frais doivent avoir un caractère professionnel, et donc ne pas être des dépenses personnelles. Le salarié doit pouvoir justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise. En principe, les salariés doivent remettre à l'employeur les notes de frais dans un délai raisonnable. L'employeur doit également assurer un remboursement dans un délai acceptable. Il n'existe aucune précision exacte sur le délai de paiement d'une note de frais, généralement on considère qu'il est de 30 jours. Quelles sont les méthodes de comptabilisation des notes de frais? L'enregistrement comptable d'un remboursement de note de frais dépend de la nature de la dépense.
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Les frais de réception Le compte 6257 "Réceptions" permet de comptabiliser tous les frais de restauration en cas d'invitation clients. Les frais de restauration sans invitation client sont comptabilisés au compte 6256. Les cadeaux clients Pour la comptabilisation des cadeaux achetés par un collaborateur et offerts aux clients ou prospects, le compte à utiliser est le compte 6234 "cadeaux à la clientèle". Les frais de télécommunication Lorsqu'un collaborateur effectue des dépenses de télécommunication pour le compte de l'entreprise, il faut l'inscrire au compte 626 "frais postaux et de télécommunication". Ce compte concerne par exemple les frais d'appels téléphoniques. Comment saisir un remboursement de note de frais? La saisie des notes de frais est une étape obligatoire pour le remboursement. En comptabilité, toute opération doit être enregistrée dans deux comptes: une opération de débit et une opération de crédit. Pour le remboursement des notes de frais, l'opération de débit est inscrite sur les comptes charges et l'opération de crédit est inscrite sur le compte 421 "personnel - rémunération due".
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